تقدير رسوم ووقت التوثيق

تُحسب رسوم التوثيق عادةً بناءً على رسوم لكل وثيقة، وهي الرسوم لكل وثيقة أو توقيع يحتاج إلى توثيق. تضع بعض الولايات حدوداً قانونية على هذه الرسوم، بينما يسمح للموثقين بتحديد أسعارهم الخاصة في ولايات أخرى. تشمل العوامل الإضافية التي تؤثر على التكلفة الإجمالية رسوم السفر إذا جاء الموثق إلى موقعك، والرسوم بعد ساعات العمل أو في عطلات نهاية الأسبوع، وتعقيد الوثائق. على سبيل المثال، قد تكون تكلفة توثيق إقرار بسيط أقل من تكلفة توثيق توكيل أو سند عقاري. من المهم التحقق من القوانين المحلية ومناقشة الرسوم مع موثقك مسبقاً.

تحدد العديد من الولايات في الولايات المتحدة حدوداً على رسوم الوثيقة أو رسوم التوقيع التي يمكن للموثقين فرضها. على سبيل المثال، تحد كاليفورنيا الرسوم إلى 15 دولارًا لكل توقيع موثق، بينما تحدها تكساس إلى 6 دولارات. ومع ذلك، غالباً ما تنطبق هذه الحدود فقط على التوثيق نفسه ولا تشمل الرسوم الإضافية مثل رسوم السفر أو التكاليف الإدارية. إذا كنت في ولاية بدون حد، قد يتقاضى الموثقون أسعار السوق، لذا من الجيد مقارنة الأسعار. تحقق دائماً من لوائح ولايتك لتجنب الدفع الزائد.

يستند الوقت المقدر للتوثيق إلى عدد الوثائق المدخلة ومتوسط الوقت لكل وثيقة، والذي يتراوح عادةً بين 5 إلى 10 دقائق حسب التعقيد. يشمل ذلك الوقت اللازم للتحقق من الهوية، وإكمال سجل الموثق، وتطبيق الطوابع والتوقيعات. إذا كانت هناك رسوم سفر، قد يتم أيضاً احتساب الوقت الإضافي للوصول الموثق إلى موقعك في التقدير. تذكر أن الظروف غير العادية، مثل الأوراق غير المكتملة أو بطاقات الهوية المفقودة، يمكن أن تطيل العملية.

مفهوم خاطئ شائع هو أن رسوم السفر موحدة أو محددة مثل رسوم الوثيقة. في الواقع، رسوم السفر قابلة للتفاوض وتختلف بشكل كبير حسب المسافة، ووقت اليوم، والمنطقة. على سبيل المثال، قد تكون رسوم السفر في المناطق الحضرية أقل بسبب المسافات القصيرة، بينما قد تكون أعلى في المناطق الريفية. تتطلب بعض الولايات من الموثقين الكشف عن رسوم السفر مسبقاً والحصول على موافقة من العميل قبل المتابعة. تأكد دائماً من تأكيد رسوم السفر كتابياً لتجنب المفاجآت.

لتقليل تكاليف التوثيق، ضع في اعتبارك النصائح التالية: (1) دمج الوثائق لتقليل العدد الإجمالي للتوثيقات المطلوبة. (2) زيارة مكتب الموثق بدلاً من طلب موثق متنقل لتجنب رسوم السفر. (3) تحقق مما إذا كانت مصرفك أو مكتب الحكومة المحلي يقدم خدمات توثيق مجانية أو منخفضة التكلفة. (4) تحقق من حدود الرسوم في ولايتك للتأكد من أنك لا تدفع أكثر من اللازم. (5) إذا كنت تستخدم موثقًا متنقلًا، قم بجدولة خلال ساعات العمل العادية لتجنب الرسوم بعد ساعات العمل. يمكن أن يساعد التخطيط المسبق في تقليل تكاليفك بشكل كبير.

نعم، يمكن أن تؤثر الاختلافات الإقليمية بشكل كبير على ممارسات وتكاليف التوثيق. على سبيل المثال، تضع بعض الولايات مثل كاليفورنيا وفلوريدا حدودًا صارمة للرسوم وتتطلب من الموثقين الاحتفاظ بسجلات مفصلة، بينما تتمتع الولايات الأخرى بتنظيمات أكثر مرونة. بالإضافة إلى ذلك، غالباً ما تتوفر المزيد من الموثقين في المناطق الحضرية، مما يؤدي إلى أسعار تنافسية، بينما قد تكون الخيارات أقل في المناطق الريفية وتكون رسوم السفر أعلى. التوثيق عن بُعد عبر الإنترنت قانوني أيضًا في بعض الولايات ولكن ليس في أخرى، مما يمكن أن يؤثر على التكاليف والراحة. تحقق دائماً من القوانين والخيارات المحددة في ولايتك.

لضمان جلسة موثق سلسة وتجنب التأخير، قم بإعداد ما يلي: (1) جميع الوثائق التي تحتاج إلى توثيق، مكتملة ولكن غير موقعة (يجب أن يشهد الموثق على التوقيعات). (2) هوية حكومية صالحة تحمل صورة لجميع الموقعين. (3) أي شهود مطلوبين، حيث قد تحتاج بعض الوثائق مثل الوصايا إلى وجود أطراف إضافية. (4) فهم واضح للرسوم، بما في ذلك رسوم الوثيقة ورسوم السفر. (5) أي تعليمات خاصة للوثائق المعقدة، مثل سندات العقارات أو توكيلات السلطة. يمكن أن يوفر التحضير المناسب الوقت ويقلل من خطر الأخطاء.

يمكن أن يكون التوثيق عن بُعد عبر الإنترنت (RON) أكثر راحة وفعالية من حيث التكلفة مقارنة بالتوثيق التقليدي، خاصة للأفراد في المناطق النائية أو أولئك الذين يحتاجون إلى التوثيق بسرعة. يسمح RON بتوثيق الوثائق عبر مؤتمرات الفيديو، مما يلغي رسوم السفر ويقلل من الوقت. ومع ذلك، قد ينطوي ذلك على رسوم استخدام المنصة، وليس جميع الولايات تسمح بـ RON. بالإضافة إلى ذلك، قد لا تقبل بعض أنواع الوثائق أو الولايات الوثائق الموثقة إلكترونياً. من المهم التأكد مما إذا كان RON خيارًا قابلاً للتطبيق لاحتياجاتك وموقعك المحددين.