رسوم وتقدير الوقت للتوثيق

تُحسب رسوم التوثيق عادةً بناءً على رسوم لكل مستند، وهي الرسوم لكل مستند أو توقيع يحتاج إلى توثيق. بعض الولايات لديها حدود قانونية على هذه الرسوم، بينما تسمح الولايات الأخرى للموثقين بتحديد أسعارهم الخاصة. تشمل العوامل الإضافية التي تؤثر على التكلفة الإجمالية رسوم السفر إذا جاء الموثق إلى موقعك، ورسوم بعد ساعات العمل أو عطلات نهاية الأسبوع، وتعقيد المستندات. على سبيل المثال، قد تكون تكلفة توثيق إقرار بسيط أقل من تكلفة توثيق توكيل أو سند ملكية. من المهم التحقق من القوانين المحلية ومناقشة الرسوم مع موثقك مسبقًا.

تحدد العديد من الولايات في الولايات المتحدة حدودًا على رسوم كل مستند أو توقيع يمكن أن يتقاضاها الموثقون. على سبيل المثال، تحدد كاليفورنيا الرسوم بـ 15 دولارًا لكل توقيع موثق، بينما تحدد تكساس الرسوم بـ 6 دولارات. ومع ذلك، غالبًا ما تنطبق هذه الحدود فقط على التوثيق نفسه ولا تشمل الرسوم الإضافية مثل رسوم السفر أو التكاليف الإدارية. إذا كنت في ولاية بدون حد، فقد يتقاضى الموثقون أسعار السوق، لذا من الجيد مقارنة الأسعار. تحقق دائمًا من لوائح ولايتك لتجنب الدفع الزائد.

يستند الوقت المقدر للتوثيق إلى عدد المستندات المدخلة ومتوسط الوقت لكل مستند، والذي يتراوح عادةً من 5 إلى 10 دقائق حسب التعقيد. يشمل ذلك الوقت اللازم للتحقق من الهوية، وإكمال سجل الموثق، وتطبيق الطوابع والتوقيعات. إذا كانت رسوم السفر مشمولة، فقد يتم أيضًا احتساب الوقت الإضافي للوصول الموثق إلى موقعك في التقدير. تذكر أن الظروف غير العادية، مثل الأوراق غير المكتملة أو بطاقات الهوية المفقودة، يمكن أن تطيل العملية.

مفهوم خاطئ شائع هو أن رسوم السفر موحدة أو محددة مثل رسوم كل مستند. في الواقع، رسوم السفر قابلة للتفاوض وتختلف بشكل كبير حسب المسافة، ووقت اليوم، والمنطقة. على سبيل المثال، قد تكون رسوم السفر في المناطق الحضرية أقل بسبب المسافات القصيرة، بينما قد تكون الرسوم أعلى في المناطق الريفية. تتطلب بعض الولايات من الموثقين الإفصاح عن رسوم السفر مسبقًا والحصول على موافقة العميل قبل المتابعة. تأكد دائمًا من تأكيد رسوم السفر كتابيًا لتجنب المفاجآت.

لتقليل تكاليف التوثيق، ضع في اعتبارك النصائح التالية: (1) دمج المستندات لتقليل العدد الإجمالي للتوثيقات المطلوبة. (2) زيارة مكتب الموثق بدلاً من طلب موثق متنقل لتجنب رسوم السفر. (3) تحقق مما إذا كانت مصرفك أو مكتب الحكومة المحلي يقدم خدمات توثيق مجانية أو منخفضة التكلفة. (4) تحقق من حدود الرسوم في ولايتك لضمان عدم دفعك أكثر من اللازم. (5) إذا كنت تستخدم موثقًا متنقلًا، فقم بجدولة خلال ساعات العمل العادية لتجنب الرسوم الإضافية بعد ساعات العمل. يمكن أن يساعد التخطيط المسبق في تقليل التكاليف بشكل كبير.

نعم، يمكن أن تؤثر الاختلافات الإقليمية بشكل كبير على ممارسات التوثيق والتكاليف. على سبيل المثال، تحدد بعض الولايات مثل كاليفورنيا وفلوريدا حدودًا صارمة للرسوم وتتطلب من الموثقين الحفاظ على سجلات مفصلة، بينما تتمتع الولايات الأخرى بتنظيمات أكثر مرونة. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما تتوفر المزيد من الموثقين في المناطق الحضرية، مما يؤدي إلى تسعير تنافسي، بينما قد تكون الخيارات أقل في المناطق الريفية وتكون رسوم السفر أعلى. كما أن التوثيق عبر الإنترنت عن بُعد قانوني في بعض الولايات ولكنه ليس كذلك في ولايات أخرى، مما يمكن أن يؤثر على التكاليف والراحة. تحقق دائمًا من القواعد والخيارات المحددة في ولايتك.

لضمان جلسة موثق سلسة وتجنب التأخير، أعد ما يلي: (1) جميع المستندات التي تحتاج إلى توثيق، مكتملة ولكن غير موقعة (يجب أن يشهد الموثق على التوقيعات). (2) هوية حكومية صالحة تحمل صورة لجميع الموقعين. (3) أي شهود مطلوبين، حيث قد تحتاج بعض المستندات مثل الوصايا إلى وجود أطراف إضافية. (4) فهم واضح للرسوم، بما في ذلك رسوم كل مستند ورسوم السفر. (5) أي تعليمات خاصة للمستندات المعقدة، مثل سندات الملكية أو التوكيلات. يمكن أن يساعد الإعداد الجيد في توفير الوقت وتقليل مخاطر الأخطاء.

يمكن أن يكون التوثيق عبر الإنترنت عن بُعد (RON) أكثر راحة وفعالية من حيث التكلفة من التوثيق التقليدي، خاصة للأفراد في المناطق النائية أو أولئك الذين يحتاجون إلى التوثيق بسرعة. يسمح RON بتوثيق المستندات عبر مؤتمرات الفيديو، مما يلغي رسوم السفر ويقلل من الوقت. ومع ذلك، قد يتطلب ذلك رسوم استخدام المنصة، وليس كل الولايات تسمح بـ RON. بالإضافة إلى ذلك، قد لا تقبل بعض أنواع المستندات أو الولايات المستندات الموثقة إلكترونيًا. من المهم التأكد مما إذا كان RON خيارًا قابلاً للتطبيق لاحتياجاتك وموقعك المحددين.