Người lập kế hoạch dòng tiền cho doanh nghiệp nhỏ

Khi nhập dòng vào hàng tháng của bạn, hãy bao gồm tất cả các nguồn doanh thu có thể dự đoán như doanh số bán hàng, phí dịch vụ, trợ cấp hoặc thu nhập từ đầu tư. Đối với dòng ra, hãy tính đến các chi phí cố định như tiền thuê nhà, tiện ích và thanh toán khoản vay, cũng như các chi phí biến đổi như mua hàng tồn kho, chi phí tiếp thị và lao động theo mùa. Đừng quên các chi phí không thường xuyên hoặc một lần, chẳng hạn như mua sắm thiết bị hoặc phí bảo hiểm hàng năm, vì những điều này có thể ảnh hưởng đáng kể đến dòng tiền của bạn trong các tháng cụ thể.

Để chuẩn bị cho những biến động theo mùa, hãy nhập dữ liệu lịch sử phản ánh các mùa cao điểm và chậm. Ví dụ, nếu bạn điều hành một doanh nghiệp bán lẻ có dòng vào cao hơn trong mùa lễ hội, hãy đảm bảo rằng dòng vào của bạn phản ánh xu hướng này. Tương tự, hãy tính đến dòng ra tăng trong các thời kỳ bận rộn, chẳng hạn như chi phí hàng tồn kho cao hơn hoặc tuyển dụng theo mùa. Sử dụng công cụ để xác định các tháng mà dòng ra vượt quá dòng vào và lập kế hoạch duy trì một số dư khởi đầu đủ trong các thời kỳ đó để tránh các vấn đề về thanh khoản.

Một số dư cuối cùng dương đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có đủ thanh khoản để đáp ứng các nghĩa vụ ngắn hạn và tránh thấu chi hoặc vay với lãi suất cao. Để đạt được điều này, hãy thường xuyên xem xét các dự đoán dòng tiền của bạn, cắt giảm các chi phí không cần thiết và ưu tiên thu hồi đúng hạn các khoản phải thu. Ngoài ra, hãy xem xét việc xây dựng một quỹ dự phòng bằng cách dành một phần dòng vào của bạn trong các tháng thặng dư để bù đắp cho các thiếu hụt trong các tháng khó khăn hơn.

Máy tính này làm nổi bật các tháng mà dòng ra của bạn vượt quá dòng vào, tạo ra một dòng tiền ròng tiêu cực. Điều này phục vụ như một cảnh báo cho các bẫy thanh khoản tiềm năng, nơi bạn có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng các nghĩa vụ. Nếu bạn phát hiện ra một bẫy như vậy, hãy xem xét các chiến lược như thương lượng các điều khoản thanh toán với nhà cung cấp, đảm bảo một hạn mức tín dụng trước, hoặc trì hoãn các chi phí không cần thiết. Giải quyết chủ động những vấn đề này có thể ngăn ngừa tình trạng thiếu tiền mặt leo thang thành các vấn đề tài chính lớn hơn.

Các chuẩn mực ngành cho dòng tiền rất khác nhau, nhưng một quy tắc chung là duy trì một quỹ dự phòng tương đương với ít nhất ba tháng chi phí hoạt động. Ngoài ra, hãy hướng tới một biên dòng tiền dương, nơi dòng vào liên tục vượt quá dòng ra. So sánh các xu hướng dòng tiền của bạn với các chuẩn mực ngành bằng cách tham khảo các hiệp hội thương mại hoặc báo cáo tài chính cụ thể cho lĩnh vực của bạn. Sự so sánh này có thể giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đặt ra các mục tiêu thực tế.

Một hiểu lầm phổ biến là đồng nhất hóa lợi nhuận với dòng tiền dương. Một doanh nghiệp có thể có lợi nhuận trên giấy tờ nhưng vẫn gặp vấn đề về dòng tiền do các khoản phải thu bị trì hoãn hoặc chi phí cao ngay từ đầu. Một sai lầm khác là đánh giá thấp tầm quan trọng của thời gian; ngay cả một sự trì hoãn ngắn trong việc nhận thanh toán cũng có thể làm gián đoạn khả năng của bạn trong việc chi trả các chi phí ngay lập tức. Ngoài ra, một số chủ doanh nghiệp bỏ qua các chi phí không thường xuyên hoặc một lần, điều này có thể tạo ra các thiếu hụt bất ngờ nếu không được lập kế hoạch.

Để tối ưu hóa dòng tiền cho sự phát triển, hãy sử dụng người lập kế hoạch để xác định các tháng thặng dư và phân bổ tiền thừa một cách chiến lược. Đầu tư vào các hoạt động tạo doanh thu, chẳng hạn như tiếp thị hoặc nâng cấp thiết bị, trong các thời kỳ dòng tiền mạnh. Ngoài ra, hãy sử dụng công cụ để dự đoán tác động của việc mở rộng hoạt động, chẳng hạn như tuyển dụng nhân viên mới hoặc mở rộng hàng tồn kho. Bằng cách căn chỉnh các sáng kiến phát triển của bạn với các dự đoán dòng tiền, bạn có thể giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự mở rộng bền vững.

Số dư khởi đầu đóng vai trò như một khoản đệm tài chính của bạn vào đầu giai đoạn lập kế hoạch. Nó rất quan trọng để trang trải các thiếu hụt ban đầu trong các tháng mà dòng ra vượt quá dòng vào. Để xác định một số tiền lý tưởng, hãy tính toán chi phí hàng tháng trung bình của bạn và thêm một khoản dự phòng cho các chi phí bất ngờ. Một quy tắc tốt là duy trì ít nhất ba tháng chi phí hoạt động làm số dư khởi đầu của bạn, đảm bảo rằng bạn có thể xử lý các biến động ngắn hạn mà không gặp khó khăn tài chính.